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Fonctionnement des comptes sur le Portail CVP
Le Portail CVP (WebAO et/ou WebDOC) fait la différence entre la notion de compte utilisateur et de compte client.
Un compte utilisateur représente, de façon simplifiée, une paire login + mot de passe qui va permettre à une personne physique de se connecter sur le Portail. Le compte client, quand à lui, représente plus une personne morale, le client, qui peut donc être une entreprise par exemple. Le compte client contient donc toutes les informations nécessaires à la facturation (adresses, catégorie achat-vente, etc...)
Au premier abord, on pourrait se demander pourquoi CVP a fait le choix de séparer la notion de compte client de celle du compte utilisateur. Ce choix a été fait pour que le Portail soit en mesure de comprendre des situations telles que celles que vous rencontrez lorsque vous travaillez avec des grands comptes. Dans ces cas-là, il vous arrive souvent d'avoir à faire à plusieurs interlocuteurs, mais toute la facturation se fait sur le même compte client dans Cvp AO. Pour simplifier, on peut considérer qu'un "compte utilisateur" est un "interlocuteur" qui est connu par le Portail, et qui a des droits bien spécifiques.Comment créer des comptes utilisateurs/clients
Lorsque vous travaillez en mode répliqué (Cvp AO + WebAO/WebDOC), vous pouvez créer les comptes depuis deux endroits :
Création depuis Cvp AO
Lorsque vous allez dans une fiche client dans Cvp AO, dans l'onglet "Param. avancés", vous verrez un bouton "Compte Web", qui vous permet de créer, en une seule opération, un compte client et un compte utilisateur sur le Portail CVP :
Il vous suffit de saisir les informations nécessaires pour créer le compte, à savoir le login et le mot de passe pour que l'utilisateur puisse se connecter sur le Portail et son adresse email. Le paramètre"Nom" représente le nom de l'utilisateur qui est affiché en haut à droite sur le Portail. Dans notre cas, notre interlocuteur s'appelle Jacques Dupond, nous allons donc saisir les paramètres suivants :
Il faut faire attention à bien saisir un login qui n'est pas encore utilisé sur le Portail CVP, sinon la création ne se fera pas.
Après avoir cliqué sur le bouton "Créer", et après la réplication, un compte client lié avec Cvp AO aura été créé sur le Portail. De même un compte utilisateur aura été créé, et Jacques Dupond aura reçu un email l'informant qu'un compte a été créé pour lui, contenant également son login et son mot de passe.
Il vous est possible de faire cette opération plusieurs fois de suite sur le même compte client dans Cvp AO. Dans ce cas le compte client "lié" ne sera créé qu'une seule fois, par contre un compte utilisateur sera créé à chaque fois, et il sera automatiquement lié avec ce compte client.Création depuis le Portail CVP
Allez dans l'administration du Portail, puis allez dans "Gestion des comptes", et choisissez ensuite "Gestion des comptes utilisateurs". Cliquez alors sur "Nouvel utilisateur ..." et remplissez les champs :
Si vous cliquez sur "Créer un nouveau compte client", le système créera automatiquement un compte client, par contre ce compte ne sera pas encore "lié" à Cvp AO. Cette façon de faire est généralement celle utilisée pour créer des utilisateurs dédiés à l'utilisation de WebDOC. Toutefois, ce client pourra quand même commander dans WebAO. Dans cette situation, à la première commande, un compte client "lié" sera créé dans Cvp AO, et il aura pour code "@" + CodeClient du portail.
Cette façon de faire peut être génante lorsque le client existe déjà dans Cvp AO, car vous n'aurez plus l'occasion de lier la partie "Portail CVP" à la partie "Cvp AO" sur l'ancien compte client.Dans l'optique de vous faciliter le choix dans le mode de création, voici ce que nous préconisons :
Si le client commande uniquement sur WebDOC, et que vous ne prévoyez pas de commandes dans WebAO de sa part, vous pouvez créer son compte depuis le Portail CVP.
Si le client va utiliser WebAO, créez son compte depuis Cvp AO.
Remarque : WebDOC SE ne vous permet pas de créer de comptes clients donc si vous avez WebAO, vous devrez obligatoirement créer les comptes dans Cvp AO.Refaire la liaison Client Cvp AO / Client Portail
Si vous avez un client dans Cvp AO, que vous avez déjà créé son compte depuis le Portail et qu'il doit commander dans WebAO, vous pouvez quand même faire le lien, de la façon suivante :
- Créez le compte WebAO dans Cvp AO avec un login qui n'existe pas sur le portail (par exemple "AST000001")
- Sur le portail, allez dans l'administration des comptes utilisateurs et sélectionnez l'utilisateur "AST000001"
- Notez le client qui lui est associé
- Supprimez cet utilisateur
- Allez dans le compte utilisateur qui existait déjà avant et qui n'était pas lié
- Changez le compte client de ce compte utilisateur vers le code client que vous avez noté auparavant.
- Allez dans la gestion des comptes clients
- Cliquez sur l'onglet "purge"
- Cliquez sur le bouton "Lancer la purge". Ceci supprimera l'ancien compte client qui n'est désormais plus lié à un compte utilisateur.
Schéma récapitulatif
